Najważniejsze punkty przygotowania firmy do KSeF

 1. Terminy obowiązku korzystania z KSeF

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie wprowadzany etapami:

• Duże firmy – od 1 lutego 2026 r.
• Pozostali podatnicy VAT – od 1 kwietnia 2026 r.
• Najmniejsi podatnicy (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie) – od 1 stycznia 2027 r.

Odbiór faktur wystawianych przez duże firmy będzie obowiązkowy już od 1 lutego 2026 r. Dlatego dostęp do KSeF należy uzyskać najpóźniej do tej daty, nawet jeśli Państwa firma nie wystawia jeszcze faktur w systemie.

 2. Wybór sposobu korzystania z KSeF

Każda firma powinna zdecydować, w jaki sposób będzie obsługiwać KSeF:

• integracja własnego systemu (ERP / FK) z API KSeF,
• korzystanie z komercyjnych programów do fakturowania,
• korzystanie z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, e‑Mikrofirma).

  3. Uzyskanie dostępu do KSeF

Sposób uzyskania dostępu zależy od formy działalności:

• JDG – logowanie profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym,
• Spółki – konieczność złożenia formularza ZAW‑FA, jeśli spółka nie posiada pieczęci kwalifikowanej.Instrukcja wypełnienia pełnomocnictwa ZAW‑FA wraz z objaśnieniami dostępna jest na naszej stronie internetowej. Zalecamy jak najszybsze złożenie dokumentu we właściwym Urzędzie Skarbowym.

 4. Uwierzytelnienie i certyfikaty

Do pracy z KSeF wymagane jest uwierzytelnienie:

• certyfikat KSeF (klucz dostępu),
• podpis kwalifikowany,
• profil zaufany,
• pieczęć elektroniczna.

Certyfikat KSeF lub pieczęć elektroniczna są najwygodniejszym rozwiązaniem przy integracji systemowej.