Instrukcja wypełnienia ZAW-FA

Spis treści:

1. Złożenie zawiadomienia ZAW‑FA
2. Pobieranie formularza
3. Instrukcja wypełnienia ZAW‑FA
4. Kogo wpisać w ZAW‑FA?
5. Przesyłanie ZAW‑FA
6. Po złożeniu ZAW‑FA – co dalej?

 

Zawiadomienie ZAW‑FA służy do:

• upoważnienia osoby trzeciej do wykonywania czynności w Krajowym Systemie e‑Faktur (KSeF),
• zgłoszenia danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika.

Każdy formularz ZAW‑FA pozwala upoważnić wyłącznie jedną osobę. Osoba wskazana w zawiadomieniu, po autoryzacji w KSeF, może następnie nadawać kolejne uprawnienia elektronicznie (np. bezpośrednio w systemie KSeF).

1. Złożenie zawiadomienia ZAW‑FA

Obowiązek złożenia zawiadomienia spoczywa na podatniku lub podmiocie. Dokument należy przekazać do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Formy złożenia:

• Wersja papierowa – podpisany dokument można złożyć osobiście lub wysłać pocztą tradycyjną.
• Wersja elektroniczna – formularz można przesłać m.in. . przez platformę ePUAP lub jako załącznik do pisma ogólnego w e‑Urzędzie Skarbowym.

Przy wysyłce elektronicznej należy pamiętać, że zawiadomienie w imieniu organizacji mogą podpisać wyłącznie osoby uprawnione do jej reprezentacji, zgodnie z zasadami wynikającymi z KRS lub statutu.

WAŻNE

Zawiadomienie ZAW‑FA jest wprowadzane do systemu KSeF niezwłocznie po jego otrzymaniu. Na adresy e‑mail wskazane w formularzu wysyłane są powiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień. W przypadku wysyłki pocztą tradycyjną należy uwzględnić czas doręczenia.

2. Pobieranie formularza

Formularz ZAW‑FA do wypełnienia – pobierz ZAW‑FA. (formularz przygotowany przez nas dla klientów BART sp. z o.o.)

3. Instrukcja wypełnienia ZAW‑FA

Część A – Miejsce i cel składania

W polu 6 należy zaznaczyć odpowiedni cel złożenia formularza:

• Nadanie uprawnień – upoważnienie osoby trzeciej do nadawania uprawnień w KSeF.
• Odebranie uprawnień – odwołanie wcześniej nadanej osoby.
• Zgłoszenie danych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika.

Część B – Dane podatnika lub podmiotu

Dane należy wpisać zgodnie z aktualnym wpisem w odpowiednim rejestrze (np. KRS, CEIDG).

Część C – Dane osoby uprawnionej

W tej części uzupełnia się:

• dane identyfikacyjne,
• adres zamieszkania,
• dane kontaktowe osoby, której nadawane są uprawnienia.

Część C.3 – Dane kontaktowe

Pole 38 (adres e‑mail) jest obowiązkowe – na ten adres będą wysyłane powiadomienia z KSeF.

4. Kogo wpisać w ZAW‑FA?

W przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi (np. fundacji, stowarzyszeń) rekomenduje się, aby ZAW‑FA został złożony na osobę zarządzającą podmiotem (np. prezesa). Po autoryzacji w KSeF osoba ta staje się administratorem uprawnień i może nadawać kolejne uprawnienia, m.in. . pracownikom lub biuru rachunkowemu.

Osoba zgłoszona w ZAW‑FA uzyskuje uprawnienia do:

• zarządzania uprawnieniami,
• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur,
• zarządzania jednostkami podrzędnymi,
• przeglądania uprawnień,
• przeglądania historii sesji logowania do KSeF.

5. Podpis w części E

W części E podpis składa podatnik, podmiot lub osoba reprezentująca, która nadaje lub odbiera uprawnienia. Jeżeli reprezentacja jest wieloosobowa (więcej niż 6 osób), pozostałe osoby należy wykazać w dodatkowym formularzu ZAW‑FA.

Przesyłanie ZAW‑FA

Ministerstwo Finansów nie udostępniło możliwości wysyłki ZAW‑FA bezpośrednio z systemów księgowych. Dokument można przesłać:

• przez ePUAP,
• przez e‑Urząd Skarbowy,
• pocztą tradycyjną.
• Dopuszczalne formy podpisu:
• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• profil zaufany.

Po złożeniu ZAW‑FA – co dalej?

Po wprowadzeniu danych do KSeF osoba wskazana w zawiadomieniu uzyskuje możliwość:

• zalogowania się,
• uwierzytelnienia,
• nadawania dalszych uprawnień.

Logowanie odbywa się w Module Certyfikatów i Uprawnień: https://mcu.mf.gov.pl/web/login Moduł działa od 1 listopada 2025 r. do końca stycznia 2026 r.

Po uwierzytelnieniu uprawnienia stają się aktywne. Od 1 lutego proces uwierzytelnienia będzie realizowany w Aplikacji Podatnika.